一問目の質問と答弁
本年第3回定例会の内藤幸男議員の一般質問において、同議員が引用した「都市公園等車両進入等の手続きマニュアル」（以下、「手続きマニュアル」と申し上げます。）に記載されていた「経緯」の部分は、座間市情報公開条例第7条第3号に該当する非公開情報であることが明らかとなり、同議員の申し出により、当該部分は議事録から削除されることとなりました。
問題は、なぜ、非公開情報を含む手続きマニュアルが作成され、自治会等へ配布されていたのか、ということであります。そこで、以下の点について、説明を求めるものであります。
まず、「経緯」部分（＝非公開情報）が記載されている手続きマニュアルが、自治会関係者等に配布されたとのことですが、配布先はどこか、また何部ぐらいが配布されていたのか、お聞きしようと思っておりましたが、すでに答弁がありました。結局、「わかりかねます」という答弁でしたので、私の質問としては削除いたします。
次に、当局が、同マニュアルの「経緯」部分に、非公開情報が含まれることを認識したのはいつだったのでしょうか。
次に、現在、座間市ホームページには、同マニュアルの「経緯」部分が削除されたものが掲載されておりますが、削除したのはいつ、誰が判断したのか、ということについてお聞きしようと思っておりましたが、先ほどの内藤議員への答弁を聞いた上でなのですが、おそらく当初から経緯部分を削除した形でホームページに揚げていたという趣旨の答弁であったと思いますが、その点について改めて確認させていただきたいと思います。
また、内藤議員の質問の引き続きとなるのですが、ホームページの掲載に限らず、文書名が変わっていますよね。最初は「手続きマニュアル」、次は「手続きについて」。内容も変わっていますよね。私も改めて確認させていただきたいことは、新しい文書と言いますか、「手続きについて」の方ですが、これは決裁を受けているのでしょうか。
次に、手続きマニュアルの決裁文書（回議案）についてですが、私が情報公開請求を行い開示されたものを見ますと、「公開・非公開区分」は「部分公開」となっており、その理由については「座間市情報公開条例第7条第1号」となっております。
ちなみに、座間市情報公開第7条とは、行政情報の原則公開を定めた上で、限定的に非公開情報を列挙しており、極めて大雑把に申し上げれば、第1号は個人情報に関すること、第2号は法人その他の団体に関する情報に関すること。第3号は、行政機関内における意思形成過程における情報となっております。
これは、決裁文書の上の部分。
こちらは、下の部分です。
ご覧のように、部分公開の理由は、「座間市情報公開条例第7条第1号」となっております。黒塗りの部分が非公開情報です。ここには、おそらく法人名が書かれていると思われます。
こちらは、今回の情報公開請求の際に、私が受け取った「行政情報公開決定書」で、部分公開の理由は、「座間市情報公開条例第7条第2号」、すなわち、「法人その他の団体に関する情報」となっております。なぜ、この決裁文書では、部分公開の理由を「座間市情報公開条例第7条第1号」（個人情報）となっているのでしょうかということなのですが、これについても先ほど、副市長から答弁がありました。
これについては「間違えた」とのことでありました。そこで、確認しておきたいのは、本来ここで部分公開の理由とすべきことは、この決裁書には、「経緯」部分を含んだ「手続きマニュアル」があるわけですから、「座間市情報公開条例第7条第2号及び第3号に該当」と記載すべきことだったのではないか思いますが、それでよろしいのでしょうか。
次に、手続きマニュアル決裁時の当局の認識についてですが、当局は、この手続きマニュアルを決裁する際に、同マニュアルに記載されている「経緯」部分に非公開情報が含まれることを、決裁時に承知していたのでしょうか。
この項目の最後として、なぜ、非公開情報を含む手続きマニュアルが作成され、自治会等へ配布されていたのでしょうか。以上、5項目について、説明を求めるものであります。
＜都市部長＞
非公開情報が含まれると判断した時期についてですが、現時点では、わかりかねます。
次に、ホームページ掲載の手続きについてですが、その確認はできません。決裁については、確認できる文書がないので、わかりかねます。
次に、マニュアル決裁時に非公開情報が含まれていたという認識についてですが、決裁時の判断については、わかりかねます。
最後に、非公開情報を含むマニュアルを作成した経緯につきましては、組織内部におけるマニュアルということで作成したものと認識しています。また、マニュアルを配布した経緯については、わかりかねます。
＜総合政策部長＞
内藤議員への答弁で、座間市情報公開条例第7条第1号はまちがいであったと答弁されたが、本来であれば第2号及び第3号が適切だったのか、についてです。
これは、回議案用紙が本来どうあるべきだったのか、ということかと捉えておりますが、マニュアルが回議案用紙に添付され、回付されているのであれば、議員のおっしゃるとおり、「座間市情報公開条例第7条第1号に該当」という部分は、「座間市情報公開条例第7条第2号及び第3号に該当」と記載すべきだったと考えます。
以下、一問一答方式による再質問と答弁
非公開情報が含まれていることを認識したのはいつか、という質問に対して、「わかりかねます。」というお話なのですけれども、部長が、非公開情報が含まれるマニュアルと認識したのはいつですか。
＜都市部長＞
私が、非公開情報がマニュアルに含まれると認識したのは、前回の9月議会での議論の中で認識しました。
ということは、担当部長は前回の9月議会までは、マニュアルに非公開情報が含まれるという認識はなかったということですよね。そのうえで、「わかりかねます」というお話だったのですが、当時の担当者等に聞き取り調査は行いましたか。
＜都市部長＞
当時の担当課長に聞き取りを行いました。
その結果はどうだったのでしょうか。
＜都市部長＞
回答の内容として、その当時「思っていたかな」という言い方で、確たるものがなかったように記憶しております。
聞き取り調査しているんですよ。これについては私も部長からそのお話を聞きましたもの。その時は、当時の担当の人たちは「決裁のときから非公開情報だと認識していた」という話じゃないですか。
＜都市部長＞
まあ、「そのように思う」という言い方をしていました。
わかりました。「そのように思う」、つまり決裁時に「非公開情報が含まれるということを認識していたと思う」ということですよね。
次に、先ほど、ホームページの関係で、文書が新しく変わっているのに決裁はどうだったのかとお聞きしましたが、新しい文書の方は、決裁を受けたかどうか確認できないということですよね。
＜都市部長＞
現在、確認できません。
文書法制を所管する総合政策部長にお聞きしますが、本来、文書名が違うので決裁をとることになりますよね。
＜総合政策部長＞
議員のお見込みのとおりです。
午前中の副市長の答弁では、確認できないというのは、別に失くしたわけではないと。文書管理規程に基づいて、文書の保存年限ということなのですが、この場合の文書は、もし決裁を受けていたとすると、保存年限は何年ですか。
＜総合政策部長＞
今回のマニュアルでいえば、当然ながらそれを廃棄するということはありえません。マニュアルが別のものに変わったときに、元のものは廃棄していきますので、担当課の考え方になりますが、基本的には1年程度ということになろうかと思います。
適正に決裁を受けて、手続きが行われていたと信じたいのですが、もともとの「手続きマニュアル」の方は、決裁文書が残っていますよね。一方で、それより新しい「手続きについて」というのは1年保存で廃棄してしまう、まあ、廃棄したのかどうかわからないということだと思いますが、事務の取扱いとしては、どうなのかなと率直に思います。
特に、マニュアルを変更しているわけですよね。「経緯」部分を削除して、新しい「手続きについて」という文書が出来上がっている。さきほど、これは内部的な文書だからというお話があったのですが、内部的規範だと言っても、例えば要綱とか、要領とかというのは内部的規範ですよね。それを変える際は、その履歴が出てきますよね。新しい文書と前の文書では、連続性がないのですよ。変更したならば履歴が出ているはずなのですが、履歴もないのです。この事務処理について、説明をしてもらえますか。
＜副市長＞
さきほど内藤議員への答弁で、適切に処理されていると答弁させていただきました。今ご指摘の点について、その文書を確認できないということについては、これはまさに、沖永議員ご指摘のとおりだと認めざるを得ないと思います。
本来であれば、名称が変わっておりますので、その名称を変えたという決裁が残っていてしかるべきかなと、それはそのとおりだと思います。ちょっとそこの経緯については、申し訳ないのですが、説明できるものが手元にないので、どういう経過でそのようになったのか、説明ができないというのが、ほんとのところでございます。
皆さん方も今回の事案を受けて、いろいろと調べたりだとか、過去を翻ったりとか、されていると思うのですが、その上で現時点においては「わかりかねます」という答弁になったのであろうと私は信頼をしたいのですが、なかなかつじつまが合わないのですよね。
古い決裁文書はあるのですが適用の号数は間違えているし、新しい文書は決裁書があるかと言えばない、そういったところは、しっかりと内部でもう一度調査をしてほしいと思います。私自身は、一番究明したいことは、なぜ、こんな文書になって、それが外に出てしまったのか、ここが教訓として残さなければいけないことだと思うので、その点について、今後内部的な調査を行うことについて、見解を伺います。
＜市長＞
今、沖永議員からご指摘をいただきました。また、内藤議員からも様々ご指摘をいただいておりますので、この決裁について今一度確認をしたいと思います。また、今回の事例につきましても、しっかりと調査をしていきたいと思っております。
次に、情報公開条例の点は、総合政策部長から適用を間違ったということ。本来どうすべきであったのかいうことですが、やはり、この決裁文書については情報公開条例第7条第2号及び3号に該当と、ということが本来そこに記載すべき事項であったということが確認できましたので、それでけっこうです。
次に、決裁時に非公開情報が含まれることを承知をしていたのかということについてなのですが、さきほど当局としてはそこを「確認できない」という話なのですが、当時の担当に聞き取り調査をしたところ「非公開情報とは認識していたけれども」という話ですよね。認識していたにもかかわらず、なぜマニュアルに入ってしまったのかということについては、これは内部的文書で配布しないものだという理解でよろしいのですか。
＜都市部長＞
その点については、聞き取りをしていませんので、今後調査していきたいと思います。
都市部長は、組織内部のマニュアルなのでということで、なぜ、それが配布されたのかは「わかりかねます」と。組織内部のマニュアルと言うのですけれど、マニュアルの中身を提示しないと、市民のみなさんに説明できないですよね。だから、現に配布していたわけでしょ。市自連の意見交換会の際にも配布し、示しながら説明をしていたわけでしょ。
本来、決裁書に「経緯」という文書が添付され、その「経緯」部分を除いた手続きマニュアル、手続きだけを定めたもの、こういう文書の形式で決裁を受けるはずだったものが、なぜかマニュアルの中に含まれてしまったと、そういう理解でよろしいのですか。
＜都市部長＞
先ほどの答弁のとおり、今後調査して参りたいと思います。
私の推測では、おそらくそうだったのではないか、本来ならそう処理すべきところをマニュアルの中に入れてはいけないものを入れてしまったと。そのことについては、非公開情報を認識がありながら入れているわけですから、よくわからないのですよ。松尾部長は、認識なかったと言うじゃないですか、最近知ったと。非公開情報とは知らなかったと、そうだとすると条例の理解の問題になりますけれど、「知らなかったので配布しました」というならば、まだわかるのですよ。知っていてなぜ配布するのでしょう。私が、一番不思議に思っている点なのです。
私が、9月議会で、非公開情報ならば議事録から削除しなければならないということで、議運が開かれたときに、一瞬見ました。原本を。そのとき思ったのですが、ページがふられていたのですね。間違いなく。今日の内藤議員の話では、目次にもあるということですから、完全にマニュアルに一体化しているじゃないですか。ということは、なぜ非公開情報と知りながら、このマニュアルを作成して、配布したのかという点が一番究明されなければならない点だと、私は思っております。何か特別な理由があったのですかねと聞いても、都市部長は、なかなかお答えにならないと思いますが、市長、副市長どうですか。どちらでもよろしいのですが、何か特別な理由があったのですかね。
＜市長＞
それもわかりかねます。
では、続けて市長にお伺いしたいと思いますけど、市長がこのマニュアル、旧マニュアルというか、「手続きマニュアル」の方を初めてご覧になったのはいつですか。
＜市長＞
正確な日にちは、記憶が定かではないのですが、就任した直後、確か1か月か2か月後ぐらい、令和2年の12月ぐらいだったと記憶しております。
ということは、就任直後はまだ新しい文書になっていなかったということですよね。
＜市長＞
私がその文書を確認したのは、ある市民の方から「こういったものを以前渡された。これが行政の文書としていかがなものか」というご意見をいただいた時に、その内容を確認しました。確認した後、そのマニュアルの存在をその時初めて知ったので、このマニュアルの内容とこのような内容が載っているという経過等について確認をしました。
そうしましたところ、これは令和2年12月14日に担当から回答を得ているのですけれども、ホームページに掲載するにあたり、手続きに不要な部分は削除するなど見直して掲載しているということであったので、「じゃあこれは、これは使っていないのですね。」ということを確認し、私が就任した時には使っていないという担当からの報告でありましので、「今使っていないならば良いのですけれども、以降、こういったものは配ってはいけないと思いますよ」という話をしました。
その際に、「いつ頃まで使っていたのですか」という確認はされなかったのですか。
＜市長＞
その時には、「今使っていない」ということでありましたので、いつ頃まで使っていたのかという確認はしておりません。
さきほど、市長が最初に見たときの話しがありましたけれど、私も内藤議員が引用して読み上げられたときに、「えっ」と思ったのですよね。普通、行政に関わるものであったら、非公開情報と呼ばれるものですけど、それがマニュアルの中にあるなんて到底考えられないですよ。おそらく、皆さん方もそうなのでないかと思うのですよ。でもなぜか、マニュアルの中に入っている。何か強い指示があったのですか。市長、どうですか。
＜市長＞
それも、わかりかねます。
私からすると、常識的には考えられないことが、起きているわけなのですよ。本来行政に携わる者であったら、こんなのをマニュアルに載せる、市民に示すなんて考えられない。でもそれをやるというのは、なんらかの力があったのではないかと思うのですが、ぜひ、その辺も含めてしっかりと調査をしていただきたいと思います。 とひかく、なぜこういう事態となったのか原因を明確にしていただきたいと思いますので、よろしくお願い致します。
